Gérer les formations avec le site internet

Vie associative
publié par FSCF - Comité Régional Bourgogne-Franche-Comté, le 29 Octobre 2012

A compter du 1er novembre, vous pourrez faire les inscriptions en stage directement sur le site internet. Certains ont déjà commencé.

Le système est tellement simple que les plus aventureux se sont lancés... sans problème particulier. Nous avons préféré finaliser le mode d'emploi réalisé par Adélaïde Frick pour les assises avant de donner le « Top départ » même si vous avez déjà eu un descriptif sur le site internet.

Vous trouverez joint à cet article le document créé pour l'animation de l'atelier « Gérer les formations avec le site internet » lors des assises de la formation.

Vous trouverez aussi ce document dans le centre de ressources et, à compter du 15 novembre, les informations seront insérées sur le minisite « Mode d'emploi du site internet »

Pourquoi ce système ?

Simplifier la vie, tout simplement ! Un des engagements du projet de développement était de simplifier le travail des bénévoles. En voici un des aboutissements.

Le site propose :

1. la possibilité d'insérer des articles « publics » c'est à dire visibles de tous pour votre association
2. une gestion complète de l'annuaire de l'association, des responsabilités des membres avec l'édition d'attestations de responsabilités (qui pourront être mises dans le classeur du bénévole.
3. une gestion complète de la formation avec des outils dont nous n'hésitons pas à dire qu'ils sont simple d'utilisation.

• Inscription en stage
• Gestion des attestations de stages de ligue et fédéraux
• États récapitulatifs (pour les justifications par exemple)

Nous allons les passer en revue les fonctions de ce dernier point.

Préalable

Nous l'avons déjà dit plusieurs fois, mais il est important de bien avoir ces points en tête.

• Notre application n'est pas un programme à installer sur un ordinateur. Une simple connexion à internet avec son navigateur (préférez « Firefox » ou « Chrome » à « Internet Explorer ») permet d'y avoir accès.

  • Téléchargement « Firefox »

  • Téléchargement « Chrome »

• Les données ne sont pas reliées à Lolit@ (système de gestion des licences). Pour des raisons de sécurité informatique les 2 applications ne correspondent pas directement. Comme vous l'avez vu précédemment, le site n'a pas pour ambition de « gérer les licenciés », il vise simplement (façon de parler) les personnes en responsabilité et celles s'inscrivant en stage.

Inscrire en stage

Vous pouvez dès maintenant inscrire vos membres en stage depuis votre instance.

Nous précisons qu'il est toujours possible d'inscrire les personnes avec une "version papier" jointe à chaque article concernant le stage concerné. Nous repréciserons quelques points à la rentrée.

Pour cela il faut :

• Que la personne soit licenciée : comme pour des compétitions , il est normal que les personnes soit licenciées. Il faut donc veiller, par la procédure habituelle à l'inscription sur la base de données Lolit@

• Vous connecter à votre instance avec les codes fournis

• Veiller à ce que la personne apparaisse bien dans les « membres de votre instance ».

• Inscrire en stage (opération en 3 ou 4 clics) - Une fois l'inscription réalisée, un courriel est envoyé à la ligue signalant cette nouvelle inscription à valider.

Les états des stages

A chaque moment de la saison, vous pourrez obtenir un état des stages, par période, discipline, cursus de forma­tion...

Les attestations de stage

• Elles sont accessibles dans la fiche de chacun des membres concernés.

• Elles sont éditées automatiquement au format PDF pour les stages de ligue.

• Concernant les attestations fédérales, une copie de l’ori­ginal (envoyé au correspondant de l’association) est insé­rée au nom du membre de votre association.

Pôle secrétariat

Constitué en fin de saison dernière pour sa partie formation, il sera chargé de suivre les inscriptions en stages. Il est composé de Brigitte TAILLARD et Annie FLENET. Elles se répartiront le suivi des stages.

Des formations prochainement !

Une série de formations à l'utilisation du site internet vous sera proposée dans la semaine de la rentrée des vacances de la Toussaint.

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Téléchargement

Gérer la formation de son association avec le site internet