Politique de confidentialité
Gestion des données personnelles - RGPD
Suite à la loi « Informatique et libertés » et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD), le Comité Régional Olympique et Sportif Bourgogne-Franche-Comté (FSCF Comité Régional B-FC) vous informe sur les engagements pris afin d’assurer la protection de vos données à caractère personnel.
Cependant, cette information ne concerne que l’ensemble du site internet et des formulaires procédant à la collecte de données à caractère personnel par La FSCF Comité Régional B-FC. De ce fait, tous les liens internet renvoyant aux sites de nos adhérents ou partenaires n’entrent pas dans le cadre de cette information et La FSCF Comité Régional B-FC ne pourra être responsable de leurs propres traitements des données à caractère personnel.
Il vous est rappelé qu’une donnée à caractère personnel est par définition :
«Toute information se rapportant à une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, un identifiant en ligne, des données de localisation ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.»
Responsable du traitement des données
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées par :
La FSCF Comité Régional B-FC, association de la loi 1901, dont le siège social est situé :
Finalités du traitement des données
Dans le cadre de ses missions, La FSCF Comité Régional B-FC est amené à traiter des données à caractère personnel qui vous concernent notamment lorsque que :
- vous êtes adhérents au FSCF Comité Régional B-FC ou d’une de ses associations affiliées
- vous suivez les formations organisées par La FSCF Comité Régional B-FC ou les comités départementaux dépendant du comité régional
- vous êtes dirigeants d’associations et ou membres de commissions techniques régionales ou départementales
- vous êtes abonné à notre lettre d’information régionale
Les données recueillies permettent :
- de répondre aux obligations légales
- les inscriptions en compétitions
- les inscriptions en formations
- de communiquer sur l’organisation des différentes manifestations avec les dirigeants des associations ou directement avec la personne inscrite
- la gestion administrative
Catégories de données susceptibles d’être collectées
La FSCF Comité Régional B-FC selon ses missions est susceptible de collecter les données à caractère personnel suivantes :
- Identité : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, photo, nationalité
- Coordonnées : adresses postales, téléphones, mails
- Profession et catégorie socio-professionnelle (spécialité, cursus scolaire, cursus universitaire, cursus professionnel, diplômes, qualifications sportives, copie carte professionnelle éducateur sportif, situation socio-professionnelle…)
- Situation familiale
- Données sportives (discipline/spécialité, club, n° de licence sportif, palmarès, club d’appartenance… )
- Informations d’ordre économique et financier : RIB, bourse
Ces données sont collectées de manière légale et transparente à l’aide :
- de l’importation des informations recueillies dans le système de gestion des licences de notre fédération
- Lors de votre inscription en formation par l’intermédiaire d’un formulaire papier ou PDF et des demandes d’autorisations parentales et fiches de liaison sanitaires quand celles-ci sont nécessaires.
Une autorisation est demandée sur chaque nouveau formulaire afin que La FSCF Comité Régional B-FC puisse utiliser ces données dans le cadre de ses missions.
Lors des inscriptions en formation par l’intermédiaire de votre association ou à la suite de votre inscription par formulaire papier ou pdf, un message vous informant de vos droits est inscrit en bas des courriels de confirmation et de suivi des inscriptions en stage.
Dans le cadre d’actions menées dans le cadre de notre programme santé « AtoutForm’ », vous êtes amenés à communiquer des données de santé. Il est rappelé que celles-ci ne sont accessibles que par les salariés du FSCF Comité Régional B-FC chargés du réseau « Sport santé » ainsi que l’éducateur sportif qui anime l’activité à laquelle vous participez. Des mesures de protection adaptées sont prises pour conserver ces données particulièrement sensibles
Catégories de destinataires des données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel font l’objet d’un traitement au sein des services internes du FSCF Comité Régional B-FC. De ce fait, l’accès est limité aux salariés du FSCF Comité Régional B-FC qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions. Les salariés du FSCF Comité Régional B-FC ont donc un devoir de confidentialité et s’exposent à des sanctions en cas de non-respect. De plus, toute personne légalement autorisée à accéder aux données (comme par exemple les services judiciaires) peuvent avoir accès à ces données.
Les destinataires de ces données sont intégralement situés au sein de l’Union européenne.. La FSCF Comité Régional B-FC n’a jamais transmis ou vendu à un tiers des données à caractère personnel vous concernant et La FSCF Comité Régional B-FC s’engage à ne jamais le faire.
Conservation des données
Les données à caractère personnel au sein de la FSCF Comité Régional B-FC sont :
- soit conservées en format papier dans des armoires fermées à clefs et dont l’accès aux clefs est restreint aux collaborateurs qui ont besoin de ces données.
- soit conservées en format numérique sur le poste du salarié protégé par mot de passe) concerné par la mission dans un document accessible par mot de passe.
La durée de conservation des données à caractère personnel est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies. Certaines données peuvent par la suite être archivées si elles présentent un véritable intérêt de conservation. Cependant, La FSCF Comité Régional B-FC s’engage à anonymiser ces données et à en restreindre l’accès.
Sécurité des données à caractère personnel
Pendant toute la durée de conservation de vos données à caractère personnel, La FSCF Comité Régional B-FC vous rappelle que tous les moyens physiques, techniques et organisationnels sont mis en place afin d’assurer leur confidentialité et leur sécurité, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers.
Droits sur les données à caractère personnel
Vous disposez de plusieurs droits sur le traitement de vos données à caractère personnel :
- un droit d’accès, c’est-à-dire le droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel traitées au sein du FSCF Comité Régional B-FC
- un droit de rectification, c’est-à-dire le droit de demander à tout moment la modification ou la mise à jour de vos données à caractère personnel qui seraient inexactes ou incomplètes
- un droit d’effacement, c’est-à-dire le droit de demander à supprimer définitivement vos données à caractère personnel
- un droit de limitation du traitement, c’est-à-dire le droit de demander une limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certaines situations
- un droit d’opposition, c’est-à-dire le droit de demander d’arrêter le traitement de tout ou partie de vos données à caractère personnel
- un droit à la portabilité des données, c’est-à-dire le droit de demander une copie de vos données à caractère personnel dans un format ouvert et lisible par machine. Vous pouvez stocker vos données ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre en vue de leur réutilisation à des fins personnelles
Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur le consentement de l’individu, ce dernier a le droit de retirer son consentement à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Si La FSCF Comité Régional B-FC décide d’utiliser vos données à caractère personnel pour une autre finalité autre que celle pour laquelle vous avez consenti, La FSCF Comité Régional B-FC s’engage à vous prévenir de cette nouvelle finalité.
Cependant, il est rappelé que ces données à caractère personnel sont utilisées dans l’ultime but de vous permettre d’accéder à des formations, une compétition ou tout autre activité organisée par le comité régional ou une de ses instances territoriales. De ce fait, l’exercice de votre droit d’opposition peut entraîner l’impossibilité de bénéficier des services du FSCF Comité Régional B-FC ou des instances territoriales.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, la CNIL dont le site internet est : www.cnil.fr
Enfin, si La FSCF Comité Régional B-FC subit une violation des données à caractère personnel de manière accidentelle ou illicite, ou subit une destruction, une perte, une altération, une divulgation ou un accès non autorisé à ces données, La FSCF Comité Régional B-FC s’engage à signaler à la CNIL dans les 72 heures cette violation si celle-ci est susceptible de représenter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées. Si les risques sont élevés, vous en serez informés.
Exercice des droits
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le service juridique du FSCF Comité Régional B-FC soit :
- par e-mail à l’adresse suivante : rgpd-reclamation@fscf-bfc.fr
en mentionnant dans l’objet : Réclamation RGPD - par courrier postal à l’adresse suivante : FSCF Comité Régional B-FC, - 20 Rue Mégevand .- 25041 Besançon Cedex
Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre courrier ou de votre e-mail.
Ce service est gratuit.
Nous mettons à votre disposition dans nos bureaux le registre de traitement des données.
Précisions sur les principales utilisations des données
Sur chaque formulaire papier ou internet utilisé par le comité régional FSCF, un lien vers les informations sur l’utilisation des données est proposé. Il renvoie vers les informations exposées ci-dessous.
Pour toute remarque, suggestion ou demande d’information, n’hésitez pas à contacter dpo@fscf-bfc.fr.
Nous transmettons dans le mois qui suit votre demande un état exact des informations recueillies, l’utilisation qui en est faite et les conditions de conservation et les moyens de protection appliqué sur nos ordinateurs et dans nos bureaux.
A titre d’information, en voici une synthèse ci-dessous.
Nous utilisons vos données à plusieurs fins :
- La lettre d’information régionale
Pour vous permettre de vous inscrire à cette lettre d’information, nous recueillons les informations suivantes lors de votre abonnement :- Votre adresse courriels
- Vos choix d’options (informations des comités départementaux et la réception de « En lien avec vous », accès au téléchargement d’une information mensuelle au format PDF une fois par mois.
Vous pouvez vous désabonner à la lettre d’information régionale en utilisant le lien prévu sur chaque exemplaire de la lettre. (Cette opération vous désabonne d’office aux options que vous aurez choisi).
A noter : Les informations servant à la gestion de la lettre d’information seront supprimées dans les 24 h (temps d’actualisation des serveurs).
- Inscriptions en stage
Nous recueillons les informations strictement nécessaires à la gestion des inscriptions en stage, à l’édition des listes de stagiaires, à l’élaboration des attestations de stage à la facturation et toute opération relevant de la législation.
Ces informations peuvent-être recueillies de 3 façons :
- transmission par vos soins d’un formulaire d’inscription
- importation des données (par l’intermédiaire de l’application de gestion des licences de notre fédération) que vous avez donné à votre association afin d’être licencié dans notre fédération
- inscription à un stage (avec votre accord) par l’association dont vous êtes licencié en utilisant notre application internet et le formulaire associé si vous n’êtes pas encore dans notre base de données.
Après la clôture administrative de chaque stage, les informations autres que celles nécessaires à l’archivage et aux obligations légales éventuellement recueillies sont détruites. Les formulaires numériques sont automatiquement expurgés de toute information qui n’est pas nécessaire à la sauvegarde des attestations de stages et à l’historique de formation des personnes.
Quand vous n’êtes plus licencié dans notre fédération, vous recevez au bout de 6 mois un message vous informant des modalités de suppression de vos données et la manière de télécharger vos attestations de stage.
- Gestion des responsabilités des bénévoles
Certains bénévoles prennent des responsabilités :
- dans les associations
- Dans les commissions techniques régionales et départementales
- dans les comités départementaux et districts
Nous utilisons les coordonnées postales, téléphoniques et courriels :
- des présidents, trésoriers, correspondants et leurs adjoints des associations
- des membres des commissions techniques régionales et départementales
- des membres des conseils d’administration des structures territoriales (Comité régional, comités départementaux, districts)
- pour des fins d’information, de gestion administrative
- pour éditer un annuaire pdf diffusé sur le site internet
- pour éditer un fichier exclusivement utilisé pour importer les informations dans un logiciel de messagerie afin d’effectuer les mises à jour annuelles des responsabilités
- pour envoyer des messages de suivi d’inscriptions en stage et les factures
- pour éditer leurs attestations de responsabilité (pour faciliter une valorisation des acquis de l’expérience)
Lors de la création d’une responsabilité dans notre application internet, un message est envoyé au dirigeant concerné lui demandant les informations qu’il accepte de voir publiées et / ou utilisées.
- Analyse des licences
Nous devons pouvoir fournir aux autorités administratives des états de nos licences (pour des demandes ou justifications de subventions) ou présenter en assemblées générales les évolutions des pratiques.
Concernant les tableaux de suivi des licences, nous conservons les informations d’âge, de sexe, de commune et de pratiques. Les noms, prénoms, adresse, tel, , courriel sont anonymisés de manière aléatoire.
