L'annuaire de la FSCF en Bourgogne-Franche-Comté n’est pas un simple répertoire de coordonnées : c'est le reflet, à un instant donné, de l'organisation réelle de notre organisation. Sa fiabilité ne dépend pas de l'application, mais de la rigueur avec laquelle chaque structure déclare ses responsables dans ALTO. Or ces informations se figent très vite : passé les premières semaines de la saison, peu de personnes ne reviennent spontanément sur une fiche pour la corriger.
Connaissez vous l'annuaire
dans ALTO ?
Pourquoi un annuaire à jour dès le début de saison ?
Plusieurs périodes sont propices à ses actualisations :
Chaque année, les affiliations, la déclaration des responsables d’associations et des correspondants d’activités se mettent à jour dans ADAGIO.
- Après les assemblées générales et les modifications éventuelles dans ADAGIO
- Tous les 4 ans, les conseils d’administrations des comités et les commissions (décalage d’un an) sont renouvelés.
Saisir ces changements immédiatement, évite de traîner toute l'année des données périmées. Cela est d’autant plus simple que les saisies dans ADAGIO sont actualisées 4 fois par semaine dans ALTO qui reprend les responsabilités déclarées dans les structures :
- A minima les présidents, secrétaires, trésoriers
- Les correspondants d’activité
Les responsabilités spécifiques aux comités (référents du CA auprès des commissions techniques, commissions techniques…) sont créées dans ALTO (En général tous les 4 ans)
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Ce qu'un annuaire à jour rend possible
- Une circulation fiable de l'information. Convocations, notes techniques, échéances de licences et informations de formation atteignent la bonne personne du premier coup, sans transiter par un ancien responsable qui n'est plus en fonction.
- Une entraide immédiate entre associations. Un club qui cherche un juge, un partenaire de rencontre ou un conseil sur une discipline identifie en quelques clics son interlocuteur dans une structure voisine.
- Un gain de temps pour les comités et les commissions. L'export Excel remplace la reconstitution manuelle de listes de diffusion, opération chronophage et source d'erreurs (Importation des données dans les applications de messagerie).
- Une continuité en cas de changement. Départ, indisponibilité, passation : une fiche à jour permet de retrouver aussitôt le suppléant ou le nouveau titulaire.
- Une image de sérieux. Un annuaire exact témoigne d'une gouvernance structurée, ce qui compte vis-à-vis des partenaires institutionnels comme des adhérents.
Ce que coûte un annuaire négligé
À l'inverse, des données obsolètes produisent des effets en chaîne :
- messages envoyés à des adresses abandonnées,
- dirigeants qui apprennent tardivement une échéance,
- sollicitations adressées à des personnes ayant quitté leurs fonctions,
- listes de contacts recomposées à la main dans l'urgence.
Le coût n'est jamais spectaculaire, mais il est permanent et supporté par l'ensemble du réseau.
Le réflexe à installer
Dès la rentrée, chaque association :
· S’affilie le plus rapidement possible et met à jour ses responsabilités dans ADAGIO.
· Créée éventuellement dans ALTO des responsabilités qui ne sont pas prisent en compte par ADAGIO
· Elle interroge l'annuaire dans ALTO pour contrôler que sa propre fiche apparaît correctement.
Savoir chercher dans l'annuaire, objet du présent document, est aussi le meilleur moyen de repérer ce qui doit être corrigé.